Accompagnez vos bénévoles sans vous épuiser.
Les bénévoles posent souvent les mêmes questions, leur intégration prend du temps, et relier les compétences aux missions se fait à la main. Astrolabe répond aux questions courantes à partir de vos documents, et aide à orienter chacun vers la bonne mission.
Le problème
Beaucoup de questions, peu de temps
Questions répétitives
« Comment me faire rembourser mes frais ? », « Où est la charte ? » : vous répondez plusieurs fois par semaine à la même chose.
Onboarding long et inégal
Chaque nouvelle recrue est accueillie un peu différemment, et l'information utile est dispersée dans des PDF et des mails.
Mise en relation manuelle
Relier les compétences et disponibilités de chacun aux missions à pourvoir se fait de tête, au cas par cas.
① La vie bénévole, au même endroit
Vos documents deviennent la source de vérité
Guide du bénévole, charte, fiches missions, FAQ : réunissez-les dans une base de connaissance chiffrée. Quand une règle change, vous mettez à jour un document, pas dix réponses-types.
↻ Tenue à jour automatiquement : un document modifié se ré-indexe via Make ou Zapier.
② Deux usages, une base
Pour les bénévoles, et pour ceux qui les animent
La même base sert deux publics : un bénévole y trouve une réponse sourcée à sa question, et un coordinateur y croise compétences et disponibilités pour orienter vers la bonne mission.
vie-benevole · « frais de déplacement » + « remboursement »Les frais de déplacement se déclarent via le formulaire « Note de frais » de votre espace bénévoles, avec vos justificatifs (billets, relevé kilométrique). Le remboursement intervient sous 30 jours après validation par votre référent.
benevoles · filtre compétence « comptabilité »benevoles · croisé avec disponibilité « week-end »réponse exacte4 bénévoles sur 58 cumulent une compétence en comptabilité et une disponibilité le week-end. De quoi proposer la mission « tenue de caisse » à des profils adaptés.
③ Et après ?
Là où vos bénévoles et vos équipes sont déjà
Le même assistant se branche partout : sur votre espace bénévoles, dans vos réponses par e-mail, dans vos automatisations, ou dans les outils que votre équipe utilise déjà.
Espace bénévoles
Un widget d'aide qui répond 24/7 à partir de votre base, sans envoyer vos données ailleurs.
Réponses e-mail assistées
Sur un e-mail d'un bénévole, une réponse est pré-rédigée pour votre équipe, à relire et envoyer.
Planning & relances
Make / n8n interrogent la base et envoient rappels de mission ou relances vers le bon canal.
Dans Claude / ChatGPT (MCP)
Vos équipes interrogent la base depuis leur assistant habituel, sans copier-coller.
Sans renoncer à vos valeurs
Fiable, souverain, à sa juste place
Données protégées
Les coordonnées des bénévoles sont anonymisées avant chaque appel ; rien n'est stocké ni transmis hors UE.
camille.r@…→[EMAIL]Réponses sourcées
Chaque réponse pointe le document d'origine. Pas de source, pas d'invention : l'assistant dit quand il ne sait pas.
À sa juste place
L'IA libère du temps administratif pour que vos équipes gardent le lien humain avec les bénévoles. Elle ne le remplace pas.
Donnez du temps à vos bénévoles, pas à la paperasse.
Importez votre guide et vos fiches missions, et laissez l'assistant prendre le relais sur le récurrent.